Ralph Applebaum Associates

Seit fast einem halben Jahrhundert leisteten wir Pionierarbeit im Bereich der öffentlichen Bildung. Mittlerweile sind wir das weltweit größte Büro, das sich mit der Planung und Gestaltung von Museen und narrativen Umgebungen beschäftigt.

Heute arbeiten wir an Aufträgen aller Größenordnungen, um den physischen Raum als Medium für Kommunikation und Dialog zu nutzen. Unser umfassendes kreatives und technisches Know-How unterstützt die Missionen und Ideen unserer Kunden. Zu unseren älteren und aktuellen Projekten gehören viele der bekanntesten kulturellen Attraktionen der Welt. Unsere internationalen Studios sind vielfältig und interdisziplinär: Wir arbeiten mit Designer/innen, Architekt/innen, Künstler/innen, Historiker/innen, Pädagog/innen, Medienmacher/innen, Techniker/innen, Schriftsteller/innen und Dichter/innen zusammen, deren Leidenschaft es ist, eine achtsame Verbindung zur Welt um uns herum zu fördern. 

Unsere Arbeit wurde mit allen wichtigen Design- und Kommunikationspreisen ausgezeichnet, darunter auch mit dem allerersten National Design Award for Communications Design. Verbindende und transformative Erfahrungen im öffentlichen Raum sind für Einzelpersonen, Gemeinden, Städte und Nationen heute wichtiger denn je. Mehr als 75.000.000 Menschen kommen jedes Jahr mit unserer Arbeit in Berührung.

Ralph Appelbaum Associates sucht einen professionellen Office Manager für sein preisgekröntes Designstudio in Berlin, das in den letzten 10 Jahren mit Museen in ganz Europa zusammengearbeitet hat. 

Der/die Office Manager/in ist ein/e hochmotivierte/r Problemlöser/in mit nachweislichen Erfahrungen in der Büroverwaltung, vorzugsweise in einem kreativen Bereich. Der/die Office Manager/ organisiert die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und stellt sicher, dass der Betrieb des Büros sowie verschiedene administrative Aufgaben in den Bereichen Personalwesen, Buchhaltung und IT nach den höchsten Standards durchgeführt werden. 

Diese Stelle ist ausschließlich vor Ort im Büro zu besetzen. Die Anzahl und der Zeitpunkt der Wochenstunden ist verhandelbar, es werden jedoch mindestens 30 Stunden pro Woche erwartet. Häufige Kommunikation mit unserer Hauptgeschäftsstelle in New York City ist ein wichtiger Bestandteil der täglichen Routine. 

Die Bewerberin/der Bewerber muss selbstmotiviert sein, über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen und einen diplomatischen Ton gegenüber allen Beteiligten pflegen. Der/die Kandidat/in muss in der Lage sein, die Arbeit mit mehreren Interessengruppen mit Sorgfalt und Engagement zu koordinieren

• Beaufsichtigung und Unterstützung aller administrativen Aufgaben im;
• Büro und Gewährleistung eines reibungslosen Bürobetriebs;
• Verwaltung des Bestands an Büromaterialien und Erteilung von Aufträgen nach Bedarf;
• Erledigung von Aufgaben am Empfang: Begrüßung von Besuchern, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen;
• Entgegennahme und Sortierung eingehender Post und Lieferungen sowie Verwaltung der ausgehenden Post;
• Funktion als Ansprechpartner für alle Fragen des Personals;
• Ausarbeitung von Bürorichtlinien und -verfahren und Gewährleistung ihrer ordnungsgemäßen Umsetzung;
• Unterstützung bei der Planung der Büroeinrichtung und bei Büroumzügen;
• In Zusammenarbeit mit der IT-Zentrale in NYC verwalten und pflegen Sie die IT-Infrastruktur und die Computerzuweisungen, wobei Sie sich bei Bedarf mit dem lokalen IT-Support in Verbindung setzen;
• In Zusammenarbeit mit der Buchhaltungszentrale in NYC erledigen Sie leichte Buchhaltungsaufgaben, einschließlich Dateneingabe, Spesenabrechnung und Rechnungsstellungen;
• In Zusammenarbeit mit der NYC-HR-Zentrale führen Sie tägliche Routineaufgaben im Personalwesen durch, einschließlich der Erstellung von Arbeitsberichten und der Dateneingabe, der Erfassung von Fehlzeiten und der Personalbeschaffung;
• Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen und des Büromanagements sowie Entwicklung und Implementierung neuer Systeme;
• Identifizierung von Möglichkeiten zur Mitarbeiterbindung;
• Bei Bedarf sonstige administrative Unterstützung, einschließlich der Planung von Teammeetings, der Pflege von Kalendern, der Durchführung von Recherchen und der Erstellung von Berichten.

• 2-5 Jahre Erfahrung im professionellen Büromanagement;
• Ein abgeschlossenes Studium, Kenntnisse oder Erfahrungen in einem kreativen Bereich sind von Vorteil;
• Ausgezeichnetes Zeit- und Aufgabenmanagement sowie Organisationstalent, einschließlich der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen;
• Ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten und analytische Fähigkeiten;
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten;
• Außergewöhnliche Aufmerksamkeit für Details;
• Fähigkeit, bei einer Vielzahl von Tätigkeiten und Projekten effizient zu arbeiten;
• Hervorragende verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten;
• Beherrschung der Microsoft Office Suite und Google Workspace;
• Kenntnisse von Deltek Vantagepoint sind von Vorteil;
• Erfahrung mit und Verständnis von Apple-Produkten ist unerlässlich;
• Fließendes Deutsch als Muttersprache ist erforderlich;
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich.

Leider können wir aufgrund der Vielzahl der eingehenden Bewerbungen nicht jedem Bewerber persönlich antworten. Qualifizierte Bewerber werden von uns per E-Mail zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Um sich für diese Stelle zu bewerben, senden Sie bitte ein Anschreiben, einen Lebenslauf und ein Portfolio an humanresources@raai.com.

RAA ist eine Praxis der Chancengleichheit, die sich für die Förderung von Vielfalt und Integration in unserem Studio einsetzt. Die RAA diskriminiert bei der Beschäftigung oder beim Zugang zu ihren Programmen oder Aktivitäten nicht aufgrund von: Rasse, Hautfarbe, Glaube, Religion, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Geschlecht, sexueller Orientierung, nationaler Herkunft oder Abstammung, Staatsbürgerschaft, Gesundheit oder Genetik.